Trang chủ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

- Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của  Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ;

- Thông tư liên tịch 226/2016/TTLT-BTC-BTP ngày 11/11/2016 của Bộ tài chính – Bộ Tư pháp về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực.

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã  hoặc yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

Bước 2: Người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định, thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký hoặc điểm chỉ (nếu người yêu cầu chứng thực không ký được) vào giấy tờ cần chứng thực trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ, người tiếp nhận hồ sơ ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định và chuyển cho người thực hiện chứng thực.

+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định, thì ghi nhận và chuyển hồ sơ đồng thời báo cáo trường hợp của người yêu cầu chứng thực cho người thực hiện chứng thực.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì người tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định, hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Người thực hiện chứng thực thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực.

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của UBND cấp xã thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa tờ giấy, văn abnr chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.

* UBND cấp xã thực hiện chứng thực lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc lưu 01 (một) bản chụp giấy tờ, văn bản đó.

* Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

- Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở.

- Thành phần hồ sơ:

+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

+ Nộp giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký, điểm chỉ vào (số lượng theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực).

Trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì người yêu cầu chứng thực phải nộp văn bản yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở.

 - Số lượng hồ sơ:

- Những trường hợp không được chứng thực chữ ký:

+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ giấy ủy quyền trtong các trường hợp giấy ủy quyền: (1) ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; (2) ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; (3) ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; (4) ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội; hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch.